一、OA是什么意思？

OA，即办公自动化（英文全称是Office Automation）。OA是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。OA是为了满足更高效地实现一个组织目标而发明的应用系统。从现代文明开始，随着电脑科技的发展、企业组织的发达，也就产生了现在的OA系统软件。

以前大家在谈到OA时，都只说是办公自动化，但是办公自动化的含义太泛了。其实OA你可以简单的把它理解为：公司内部各部门、各分公司、各分支机构合作做完某件事情。大部分的公司没有做信息化之前都是通过QQ、msn、或其他远程沟通工具来完成某项需要合作的工作。但是上述工具无法使企业领导，对事件的整个过程进行进行管控、也不善于原理还容易造成一定程度的泄密。OA的作用就是使各部门、各分公司、各分支机构做到完美合作，并且让领导可以看到他们的工作过程、做到可以审批可以管控、避免工作的失败。

二、OA的前世今生

（1）第一阶段：文件型OA（1980年代）

国内对OA的初步认识，得从上个世纪80年代开始讲起。在1985年，全国召开了第一次办公自动化（OA）规划会议。那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MS OFFICE等软件，当时许多人把OA称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型OA”。

这个时期还属于萌芽阶段，特点是一枝独秀，独占鳌头。划时代的代表产品为IBM公司旗下的 Lotus Domino，其在1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长。该产品运用的Domino技术在推出的十几年内被视为是OA软件的正统平台，几乎占据了当时90%以上的市场份额。

优点：系统稳定性极佳，底层架构健壮，安全性较高，主要客户群体为大型国企和事业单位。

缺点：系统开放性很差，很难和其他管理系统进行数据整合。技术复杂，实施、维护、二次开发都需要专 业的技术人员来做，实施费用和维护费用较高。

（2）第二阶段：流程性OA（2000年~2005年）

第二阶段（发展阶段），特点是群雄涿鹿、百花齐放。市场是客观的，随着java技术的发展，随着用户意识到软件开放性、拓展性、兼容性的重要性，java很快成为企业级管理软件开发的最主要工具。国内很多企业开始布局java OA系统，各种协同办公系统产品百花齐放，等待着市场和用户的抉择。

该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA，到目前正在成为应用主流的流程性OA，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

在这个阶段，OA市场才真正兴起，一批专业的OA软件公司开始崭露头角，这一方面也反映出当时市场需求的旺盛，OA系统做为基础的系统已经成为各家企业信息化建设的必选；另外一方面也反映出当时市场还没有完全成熟，鱼龙混杂、泥沙俱下的行情胶着了很长一段时间，但能够专注OA系统、不断升级产品、强调后期服务的OA厂家并不多。

（3）第三阶段：知识型OA（2005年～2010年）

随着OA系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆OA系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。

但是新的挑战又产生了：如何借助这个平台能够让员工不同的场景下，快速获取不同的知识？如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织？随着客户这种需求的产生，OA发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的OA系统，即我们通常所说的“知识型OA”。

伴随着信息技术的发展和用户的选择，上文提到的老一代霸主（Lotus Domino）由于复杂的技术和高昂的实施费用等缺点，逐渐退出市场，新的巨头们瓜分了国内市场，形成了如今的格局。

（4）第四阶段：平台型OA（2010年～至今）

当前最先进的OA协同办公系统，真正实现了企业级、平台化的应用，它并行于企业的业务管理系统，不参与具体的业务过程管理，但犹在某种程度上具备更高级的管理职能，因为它面向企业全局和战略，实现信息处理和企业管理的集合化。特别是近两年出现的"低代码"构建OA系统尤为火爆，企业可利用低代码平台轻松快速地配置OA系统，并随时更改OA功能，敏捷响应符合自身的业务流程，在构建的过程中，用户无需花费大量时间编写代码。只需通过可视化、图形化组件即可完成。大大提升了OA系统的灵活性、可操作性和可更改性。

三、OA有哪些核心功能？

市场上常见的OA软件的核心功能有：流程审批、协同工作、公文管理（国企和政府机关）、沟通工具、文档管理、信息中心、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具（计算器、万年历等）。

细分领域下，OA平台还有基于框架+应用组件+功能定制平台的架构模型，主体部分由30多个子系统组成，包括信息门户、协同工作、工作流程、表单中心、公文流转、公共信息、论坛管理、问卷调查、计划管理、会务管理、任务管理、关联项目、关联人员、文档管理、外部邮件、在线考试、车辆管理、物品管理、设备管理、常用工具、办理中心、在线消息、督办系统、短信平台、常用工具、人事管理、功能定制平台、集成平台、系统管理等近万个功能点。

四、OA的主要功能和应用范围

1、建立内部沟通合作平台

例如：通知、公告、工作沟通、工作日记、任务管理、工作计划、即时沟通和信息传递等。

2、内部管理的规范化和流程化

提高单位内部协作的效率、工作执行力、信息传递的及时性和准确性，实现单位内部管理流程的规范化和流程化。

企业内部费用审批、行政事务审批、订单、报价、合同审批等；政府收发文件、审批文件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等。采用电子起草、传递、审批、签发、归档等电子流通方式，提高办公效率。

3、内部信息的共享

实现知识收集、沉淀、共享、学习和培训共享，构建规范的单位内部知识管理体系。例如：规章制度、内部培训、电子书、技术资料等。

4、人力和行政事务管理

涵盖人员、薪酬、培训、绩效、考核等管理，为企业战略决策提供有力支持。轻松处理日常事务，让管理者摆脱日常复杂的行政事务。

考勤管理包括休假管理、加班申请、出差申请、现场登记、现场管理、考勤统计、排班管理等。支持考勤机对接和移动考勤登录，灵活的排班管理，实时创建各种考勤统计表。

5、OA办公和业务管理一体化

将客户关系管理、企业订单和采购管理、项目管理等业务管理功能整合到OA系统中，与OA、ERP、财务系统等其他系统进行对接和数据交换。

6、跨时间、跨地区协作办公。

基于互联网的移动OA办公系统，改变了传统的办公模式，扩大了办公范围，极大地方便了企业负责人和常要出差的办公人员，提高办公效率的同时降低经营管理成本。

五、哪些单位需要OA办公系统？

那么，什么样的企业适合使用办公OA系统呢？几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业的目的和使用效果会有所不同，例如:

1.需要规范和完善内部管理的企业

规范和完善内部管理、降低企业经营管理成本是所有企业面临的问题，所以OA系统愈来愈成为现代企业管理中不可缺少的一部分。对于具有一定规模的用户单位来说，OA信息化是企事业单位的必由之路。

2.异地办公或多地分布的企业

企业负责人和业务人员经常外出，或者企业拥有许多外部分支机构，这样的企业通过OA进行协作，方能实现高效管理，大大降低企业的运营管理成本。

3.缺乏信息化资金准备的企业

企业信息化需要成本和时间投入，而且数额往往较大，大多数企业在没有看到实际效果的情况下不敢盲目投入。因此，对于谨慎的企业或资金暂时不足的企业，OA办公系统有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少未来信息化工作的难度。

4.需要进一步改善行政办公和内部信息交流环境的企业

协同OA办公系统和业务管理系统相辅相成，可以丰富和完善企业信息化工作的形式和内容。