一、数字化员工的概念

数字化员工是一种新兴的流程自动化工具，应用机器人流程自动化（RPA）技术，RPA 是 Robotic Process Automation 的英文简称，由机器、流程、自动化三部分组成，能够模拟人类执行业务流程操作，提供安全可靠、规范统一的自动化操作，部署周期短、成本低，实现业务流程最大程度自动化，从而将财务人员从重复的工作中解放出来，得以专注于更有价值的工作。

机器人流程自动化（RPA）通过将某些有规则的线上业务流程按照规则生成可自动运行的脚本，输入不同的参数反复执行操作，最终实现计算机自动完成某些业务。例如，修改某 ERP 系统用户密码，用户通过向数字员工发送指定格式邮件，数字员工自动读取邮件，获取邮件信息，通过管理员账号登录系统，重置用户密码同时将重置结果邮件反馈给用户，整个过程，完全由数字员工独立完成。

二、数字化员工优点

（一）提高工作效率

财务业务流程中有较多重复度高的手工操作，耗费大量的人力和时间，工作附加值较低。数字化员工是计算机应用程序，具有高效的生产力， 可 7×24 小时不间断工作，降低成本，节约 50%-60% 的人力或外包成本，优化业务流程，将部门工作重心转移到高附加值工作。

（二）提高沟通效率

跨部门、岗位的实务操作需要协同处理，沟通成本高且效率低下。企业数字化员工具备跨平台、跨系统的特性，可自动化各种第三方产品，采用非侵入式的系统集成方式， 将数字化员工部署到企业的 IT 环境中，对企业现有的应用系统零影响，无需复杂的系统集成和庞大的硬件支出， 开发周期短，平均仅需 2-4 周，投资回报率高，可按需扩展， 快速响应变化，驱动业务创新 [1]。

（三）业务处理准确率高

财务业务人工操作存在较高出错率，而且获得的业务数据准确率低。数字化员工按照自动脚本严格执行任务，精准度 100%，按照既定规则录入基础数据，增强数据质量，提高分析水平，数字化员工的每个决定和动作都完全可追踪，满足合规控制需求。

（四）业务流程流转顺畅

端到端业务流程存在断点，跨系统操作不顺畅，业务处理效率低下。数字化员工采用非侵入式的系统集成方式衔接流程断点，保障业务流转顺畅。

（五）稽核数据全覆盖

企业受困于人力成本和时间要求，某些合规性和审计工作局限于抽样的方式进行，业务无法到达 100% 全覆盖。数字化员工 7×24 小时工作，全年无休，稽核数据可完全按照要求全覆盖 [2]。

三、数字化员工的建设方法

数字化员工的建设和传统的信息系统建设方法有所不同，主要分为诊断与评估、设计与开发、实施与部署、运行与维护，建设路径如图 1。

图 1 数字化员工建设路径

（一）诊断与评估

对于开始使用数字化员工之旅的企业，一个显而易见的问题是怎样甄别合适的流程。选对合适的业务流程可以最大化地发挥数字员工的优势，流程评估设计较多关键问题，如：涉及人工干预的交易体量如何？流程中涉及人工的构成要求是多少，任务重复程度如何？在自动化之前，流程的组成部分是否都已被数字化？是否有大量妨碍效益实现的依赖关系或限制，例如核心系统正在升级等？业务系统是否计划在不久的将来升级更换？

根据以上关键问题进行现状调研及收集资料，进行流程自动化需求分析及流程优化，筛选适合数字化员工技术的流程并确定实施优先级顺序，最后开展流程的收益评估。

（二）设计与开发

根据前期筛选的业务流程进行总体规划设计，设计业务蓝图，优化业务流程，最终完成自动化方案，流程步骤灵活可扩展。按照流程标准统一化，系统数据集成化，流程步骤集约化选择试点单位开发。在测试环境开展功能测试，数字化员工作业成果与人工成果一致，操作效率符合标准设定。

（三）实施与部署

制订数字化员工管理规范，明确人和“数字”的话职责分工，编写操作手册，制订风险防控措施，做好应急预案，多渠道开展用户培训，确保数字化员工准时、准确完成工作任务。

（四）运行和维护

建立数字化员工运营团队，按期分析运行的流程并进行流程优化，制订数字化工作规范，问题处理机制，操作审核机器，使数字化员工安全可控。

四、数字化员工应用案例

（一）某集团公司每月有近 150 家供应商、合计1300 张购电发票、近十亿购电费的在线付款任务，完成购电费付款整个业务流程各环节费时费力，工作重复性较高且枯燥，附加值低。如何在每天高效完成购电发票真假验证、会计科目余额校验、资金预算校验、同时能够在财务系统中自动完成发起资金支付申请单等工作，成为购电费付款业务流程的最大挑战 [3]。

原流程操作：

1. 扫描发票文件，发票验真，整理所有发票信息至Excel 表格中；2. 汇总同一供应商发票金额，将其与管控系统中供应商应付余额进行比对，若比对正确，填写支付申请，比对错误，退回；3. 若同一供应商发票汇总金额小于 / 等于预算，则通过；反之，触发预算调整申请，电价处主管审核支付申请；4. 基于资金政策（可定义规则），进行电票分劈操作，后续支付操作。

数字化员工流程操作：

1. 财务人员启动数字化员工，自动打开发票影像文件，提取发票结构化数据自动填入 Excel 表中；2. 自动汇总同一供应商发票金额，并自动将其与财务系统中供应商应付余额进行比对；3. 自动进行逻辑判断，自动填写支付申请；反之，操作终止，自动填写入异常报告中；4. 自动进行同一供应商发票汇总金额与预算金额比对，进行逻辑判断，若未通过，操作终止，自动填写入异常报告中（或邮件通知）；5. 自动按照预设的规则，操作电票分劈，生成操作日志与报表，并发送至财务专责，工作效率提升 85%，准确率提升 20%。

（二）某集团年度报表决算之后，财务人员需要从财务系统导出相关报表项目数据，据此填列会计报表附注相关表格说明，作为对外提供会计信息的重要组成部分。

原流程操作：

1. 财务人员登录财务系统；2. 打开第一家公司账套，查询并导出决算报表；3. 根据报表信息，在 Word 中填列1800 余项会计报表附注信息；4. 循环上述操作，共 78 家会计主体。

数字化员工流程操作：

1. 财务人员启动数字化员工；2. 数字化员工自动登录系统；自动执行循环操作；自动填列会计报表附注；自动生成工作报告，工作效率提升 98%，准确率达到 100%。

五、结语

数字化员工应用不会影响现有的业务流程和 IT架构，有效打通系统间、部门间和内外部的信息断点；实施周期短，快速响应且易于推广和扩容。数字化员工严格执行设定规则，准确率达 100%，减少核查返工流程；自动化执行可减少人工干预且每个过程均可追溯，进一步满足合规需求。数字化、自动化将对现有的工作和组织方式产生巨大的影响，应用先进的技术服务于企业转型夯实企业发展的基石。

原文刊载于《信息系统工程》2020年第9期 作者： 贺湘峻 庄园 薛飞 刘乐乐

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